HÜBNER Fallstudie

Als globaler Systemlieferant für die Mobilitätsindustrie ist die HÜBNER Gruppe weltweit führend bei Übergangssystemen für Busse und Schienenfahrzeuge – ihre Produkte finden sich in 60-80 % aller Züge und Busse weltweit. Darüber hinaus ist HÜBNER ein bedeutender Anbieter von Materiallösungen und Photonik. Gegründet 1946 und bekannt für Innovationskraft, Leidenschaft, Kompetenz und Zuverlässigkeit, entwickelt HÜBNER seit Jahrzehnten innovative Lösungen, die durch erstklassige Verarbeitung, hohen Komfort und besondere Langlebigkeit überzeugen. 

Mit Hauptsitz in Kassel ist HÜBNER mit über 30 Standorten weltweit vertreten, darunter Ungarn, China, Indien, Brasilien und die USA, und beschäftigt rund 3.500 Mitarbeiter

Jahrelang nutzte HÜBNER Einkaufsplattformen, Excel-Tabellen und Legacy-Lösungen für ihre Beschaffung und das Lieferantenmanagement. Diese Tools hatten jedoch zunehmend deutliche Schwächen, etwa unübersichtliche Benutzeroberflächen, manuelle Prozesse und mangelnde Funktionen im Supplier Relationship Management (SRM). 

Als globale Lieferketten komplexer wurden und regulatorische Anforderungen zunahmen, wurde klar, dass die bestehenden Lösungen nicht mehr ausreichten. „SAP konnte einfach kein Category Management so abbilden, wie wir es brauchten“, sagt Karsten Kleimann, Manager Processes & Tools bei HÜBNER. „Die Oberfläche war nicht intuitiv, und wir mussten ständig Zusatztools nutzen, was alles nur noch fragmentierter machte.“ 

Neben Usability-Problemen hatte HÜBNER auch Schwierigkeiten beim Lieferantenrisikomanagement, das bisher reaktiv war und auf vergangenen Leistungsdaten basierte. „Wir haben immer nur Probleme verfolgt“, erklärt Kleimann. „Wir brauchten Software, die uns frühzeitig über Lieferantenrisiken informiert, damit wir vorbeugend handeln können.“ 

Die Einführung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LKSG) machte zudem eine strukturierte Neubewertung des Lieferantenmanagements notwendig. Der Druck, Compliance sicherzustellen und Lieferantenbewertungen zu vereinfachen, stieg enorm. 

HÜBNER suchte nach einer umfassenden SRM-Plattform mit integriertem Risikomanagement, Compliance-Funktionen und individuellen Anpassungsmöglichkeiten. Zunächst prüfte Kleimanns Team zehn SRM-Systeme. „Jeder Anbieter behauptete, alles zu können. Aber bei genauerem Hinsehen hatte jeder einen anderen Schwerpunkt – Materialienmanagement, Buchhaltung. Niemand bot alles aus einer Hand." 

Nach umfangreicher Evaluierung und einem detaillierten Anforderungskatalog mit über 500 Fragen kristallisierte sich Kodiak Hub als beste Lösung heraus. „Was uns bei Kodiak beeindruckte, war die Möglichkeit, vieles selbst anzupassen“, betont Kleimann. „Andere Anbieter wollten, dass wir für jede Kleinigkeit auf sie angewiesen sind. Aber wir bei HÜBNER haben komplexe Prozesse, die wir selbst steuern müssen. Kodiak gab uns genau diese Flexibilität.“

Kodiak Hub überzeugte zusätzlich mit integriertem Risikomanagement und einer intuitiven Benutzeroberfläche. „Mit Kodiak mussten wir keine zusätzlichen Module kaufen, um die gewünschten Funktionen zu bekommen. Lieferantenfragebögen, Risikomanagement und Compliance waren direkt integriert.“

Seit Einführung von Kodiak Hub verzeichnet HÜBNER deutliche Verbesserungen bei der Beschaffungseffizienz, Risikomanagement und Compliance. Die neue Plattform vereinheitlichte und zentralisierte das Lieferanten-Onboarding sowie die Bewertungen. „Früher waren Lieferantenbewertungen verstreut – mal per E-Mail, mal in Word- oder Excel-Dateien. Jetzt ist alles standardisiert und an einem Ort. Wir haben volle Transparenz und Vergleichbarkeit“, sagt Kleimann. 

Das Risikomanagement wurde mit Echtzeit-Daten aus 39 globalen Quellen optimiert. „Früher musste ich verschiedene Quellen durchsuchen und Berichte manuell zusammensetzen. Jetzt öffne ich einfach das Dashboard und habe sofort alle Infos. Das spart enorm viel Zeit.“ 

Mit Kodiak Hub ist Compliance nun proaktiv und vollständig in den Einkaufsprozess integriert. „Früher war Risikomanagement reaktiv – heute erfüllen wir nicht nur die Anforderungen, sondern sind ihnen sogar voraus.“ 

In Zukunft plant HÜBNER, Kodiak Hub auch international einzusetzen, etwa in Indien und Ungarn, und Workflows weiter zu automatisieren. „Die nächste große Sache sind vollständig automatisierte Freigabeprozesse“, ergänzt Kleimann. „Aktuell nutzen wir E-Mail-Benachrichtigungen für Freigaben, aber komplette Workflow-Automatisierungen innerhalb von Kodiak werden ein echter Game-Changer sein.“ 

Mit Kodiak Hub hat HÜBNER erfolgreich das Lieferantenmanagement transformiert und ist bestens aufgestellt, um zukünftigen Herausforderungen wie globalen Lieferkettenstörungen und steigenden regulatorischen Anforderungen souverän zu begegnen. „Wir wissen nicht genau, wie wir euch gefunden haben“, sagt Kleimann schmunzelnd, „aber wir sind sehr froh darüber.“