Überwachung Der Lieferantenleistung: Erkennen Sie Risiken, Bevor Sie Passieren

Jedes Unternehmen ist auf Zuverlässigkeit und Beständigkeit seiner Lieferanten angewiesen, um seine eigenen Leistungsziele bei der Bereitstellung von Produkten oder Dienstleistungen für seine Kunden zu erreichen. Gleichzeitig wäre es unrealistisch, mögliche Leistungsmängel von Lieferanten zu leugnen oder gar zuzulassen. 

Die Vereinbarung und Kommunikation akzeptabler Qualitätsstandards mit den Lieferanten ist ein grundlegender Bestandteil des Lieferantenvertrags, damit die Erwartungen und Verpflichtungen klar verstanden werden. Es ist dann unerlässlich, ein System zur Überwachung der Lieferantenleistung einzurichten, damit Sie erkennen können, ob diese Verpflichtungen eingehalten werden.

Wir haben bereits erwähnt, dass manche Fehler unvermeidlich sind. Mit einem effektiven System zur Überwachung von Lieferantenverträgen können Sie die Erfolgs- und Fehlerquoten mit dem AQL vergleichen. Wenn Sie z. B.: eine Pünktlichkeitsquote von 82 % aufweisen, aber einen AQL von mindestens 87 % haben, dann gibt es ein Problem. 

Aber es steckt noch mehr dahinter. Schlechte Leistung kann ein breites Spektrum von Faktoren umfassen. Probleme können plötzlich auftreten oder sich im Laufe der Zeit schleichend entwickeln. Die Folgen können geringfügig oder katastrophal sein. Dabei kann es sich um bestimmte Lieferanten oder bestimmte Schritte in der Lieferkette handeln. 

Ein kohärentes System zur Bewertung der Lieferantenleistung mit einer einfachen Vorlage zur Leistungsüberwachung kann bei der gesamten Lieferkette helfen, aber auch auf bestimmte Bereiche wie den Standort des Lieferanten, die Art des Lieferanten und das Leistungskriterium (z. B.: Qualität, Einhaltung der Vorschriften, Pünktlichkeit) ausgerichtet werden. Außerdem lassen sich so Veränderungen im Laufe der Zeit leicht feststellen und Leistungsverbesserungen oder -verschlechterungen schnell aufzeigen.

Wie definieren wir die Leistung von Lieferanten?

Wenn Sie einen Vertrag mit einem Lieferanten abschließen, vereinbaren Sie, im Gegenzug für Waren oder Dienstleistungen, die bestimmte Kriterien erfüllen, Geld zu zahlen. Diese Kriterien können sich allgemein auf die Qualität, die Pünktlichkeit, die Quantität oder die Einhaltung eines vereinbarten Standards von Dritten beziehen.  Wir nennen sie unsere Lieferziele und manche Leute unterteilen sie gerne in die Kategorien Zeit, Kosten, Qualität und Meinung.

Wir messen die Leistung unserer Lieferanten anhand der Einhaltung der vertraglich vereinbarten Lieferziele. Zufriedenstellende Leistung bedeutet nicht unbedingt, dass alles jedes Mal perfekt ist. Es bedeutet jedoch, dass ein akzeptables Maß an Qualität mit den Lieferzielen erreicht wird: z. B.: eine Pünktlichkeit von 92 %, wenn der vereinbarte AQL bei mindestens 87 % liegt. 

Was verstehen wir unter schlechter Leistung?

Eine nicht zufriedenstellende Lieferantenleistung lässt sich nicht so einfach definieren. Generell bedeutet es, dass die vereinbarten Kriterien nicht erfüllt werden. Es ist gut, wenn die Kriterien messbar sind, wie z. B.: termingerechte Lieferung oder Einhaltung eines ganz bestimmten Qualitätsstandards. Es gibt jedoch auch subjektivere Aspekte wie die Qualität der Geschäftsbeziehung oder die Bereitstellung von Innovationen. 

Um solche Unklarheiten zu vermeiden, muss eine schlechte Lieferantenleistung unbedingt im Lieferantenvertrag definiert werden. Alle Beteiligten sollten auf Leistungsdefizite aufmerksam gemacht werden. In einem ersten Schritt sollten Sie sich Klarheit verschaffen, damit keine unnötigen Diskussionen darüber geführt werden müssen, ob das Leistungsproblem überhaupt besteht. 

Manchmal ist eine schlechte Leistung durch verschiedene Kriterien gekennzeichnet, die entweder zu einem bestimmten Zeitpunkt oder im Laufe der Zeit zusammenkommen oder nicht zusammenkommen.

Wenn ein Lieferant Geräte in einer bestimmten Größe, in bestimmten Mengen und zu bestimmten Zeiten liefert, dann ist es einfach, AQLs zu setzen und zu vereinbaren. Jeder kann sehen, ob die Leistung gut oder schlecht ist und ob sie sich anhand der verschiedenen Parameter verbessert oder verschlechtert. Wenn die Lieferziele für das Produkt oder die Dienstleistung jedoch nicht so einfach zu definieren sind, müssen Sie sich unbedingt mehr Zeit nehmen, um bei der Vertragsverhandlung völlige Einigkeit und Klarheit zu erzielen. 

Sie können die Leistung eines Lieferanten über einen bestimmten Zeitraum beobachten, um zu ermitteln, ob er sich in bestimmten Bereichen verbessert oder verschlechtert, und die notwendigen Maßnahmen ergreifen.

Mehr als eine Qualitätsbewertung

Wenn wir an die Überwachung der Lieferantenleistung denken, denken wir in erster Linie an die Qualität, da wir uns diese Art von Leistungsverstoß am leichtesten vorstellen können. Dazu gehören beispielsweise verspätet oder beschädigt gelieferte Produkte.  

Dies ist jedoch nur ein Aspekt der Lieferantenüberwachung. Es gibt auch Verstöße in anderen Bereichen, die weitaus schwerwiegendere Folgen haben können als ein paar verspätete Lieferungen. Diese sind je nach Unternehmen unterschiedlich, können aber CSR-Risiken umfassen. Dazu gehören z. B.: die von der BBC aufgezeigten Verstöße im Jahr 2016, die mehrere große Modemarken in eine Schadensbegrenzungsposition gebracht haben, oder der große Pferdefleisch-Skandal in der Tiefkühlkostindustrie im Jahr 2013. 

Zu den Prüfungsbereichen können gehören:

• Qualität
• Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften
• Soziale Verantwortung des Unternehmens
• Finanzielle Stabilität
• Datenschutz und Sicherheit
• Business-Continuity-Planung und Disaster Recovery

Es handelt sich hierbei nur um Beispiele; diese Liste ist keineswegs vollständig. Wichtig ist, dass in jedem Bereich die Lieferbedingungen und akzeptablen Leistungsstandards klar kommuniziert und vereinbart werden müssen. 

Mit den Dashboards von Kodiak Hub können Sie die Leistung Ihres Lieferantenstamms auf einen Blick erkennen und verfolgen oder einzelne Kategorien oder Lieferanten genauer unter die Lupe nehmen.

So ermitteln Sie eine schlechte Leistung von Lieferanten

Neben der Vereinbarung von AQLs müssen Sie von vornherein klarstellen, wie die Kriterien gemessen und bewertet werden. Bei gewissen Bereichen der Lieferantenleistungen ist das ganz einfach. Wenn die Ware zwei Tage zu spät eintrifft oder 12 mm statt 15 mm misst, ist der Leistungsverstoß offensichtlich. 

Andere Probleme machen sich vielleicht erst im Laufe der Zeit bemerkbar. In dezentralisierten Unternehmen können z. B.: Schwächen in bestimmten Bereichen monatelang unbemerkt bleiben, bis schließlich etwas passiert.

Ebenso können außergewöhnliche Umstände eine Schwachstelle aufzeigen, die schon seit einiger Zeit unbemerkt geblieben war. Ein Unternehmen mit Sitz in Houston wurde vom Hurrikan Katrina besonders hart getroffen und wandte sich daraufhin an seinen Disaster-Recovery-Plan. Dabei stellte sich heraus, dass die jährliche Überprüfung nur flüchtig durchgeführt worden war und die Hälfte der Notfallkontakte entweder das Unternehmen verlassen oder ihre Telefonnummern geändert hatte. 

Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie ein zentralisiertes System zur Verwaltung der Lieferantenleistung Ihnen nicht nur einen Überblick über die Leistung Ihrer Lieferanten verschafft, sondern Ihnen auch eine Menge Ärger ersparen kann, wenn Sie ihn am wenigsten benötigen. 

Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt davon, wie Sie mithilfe von Kodiak Hub über unsere Zusammenarbeitsfunktion schnell Maßnahmen ergreifen können, wenn ein Lieferant in bestimmten Bereichen Schwächen aufweist. So können Sie einen Aktionsplan aufstellen und sich darüber klar werden, wie Sie weiter vorgehen wollen.

Analyse der Grundursache

Der Hauptzweck einer solchen Lieferantenbeurteilung besteht darin, das „Was“ einer schlechten Leistung zu verstehen. Manche mögen zwar argumentieren, dass es „Sache des Lieferanten ist, das Problem zu beheben“, aber das „Warum“ zu verstehen, ist für den Kunden oft genauso wichtig wie für den Lieferanten.

Manchmal ist die schlechte Leistung tatsächlich das Ergebnis eines grundlegenden Fehlers, den der Lieferant durch die Verbesserung seiner eigenen internen Prozesse beheben muss. In anderen Fällen kann sie aber auch auf ein größeres Problem, wie z. B.: wirtschaftliche oder politische Umstände hindeuten. In solchen Fällen können Daten über die Leistung von Lieferanten je nach Sektor, Region oder einzelnen Lieferanten zu wirklich wertvollen Erkenntnissen führen, von denen Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und sogar Ihre Lieferanten profitieren können. 

Mit den Analysetools von Kodiak Hub können Sie herausfinden, warum einige Lieferanten in bestimmten Bereichen besser abschneiden als andere. In der folgenden Abbildung haben wir die Kriterien für Qualitätsmanagement und Qualitätsleistung verschiedener Lieferanten miteinander verglichen. Ein Lieferant mit mangelndem Qualitätsmanagement wird wahrscheinlich keine herausragende Qualitätsleistung erbringen, und wenn er dennoch eine hohe Qualitätsleistung erbringt, aber nicht über die nötigen Managementfähigkeiten verfügt, kann auch das zu Problemen führen.

Diese Erkenntnis ist nur eine von vielen, die Sie durch die Nutzung von Tools zur Überwachung und Erkennung potenzieller Risiken in Ihrem Lieferantenstamm gewinnen können. Erfahren Sie mehr über Die bedeutung des Supplier Relationship Management

Überlassen Sie es nicht dem Zufall

Jedes Unternehmen kann durch eine mangelhafte Leistung seiner Lieferanten aus der Bahn geworfen werden. Kunden wollen keine Ausreden hören, wenn Sie aufgrund von Problemen in der Lieferkette Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung nicht wie vereinbart liefern können. Schleichende Probleme können sich von kleinen Unannehmlichkeiten zu kritischen Verstößen entwickeln, wenn sie nicht behoben werden. Im schlimmsten Fall färben grundlegende Verstöße gegen die soziale Verantwortung von Lieferanten ab, und in der datenreichen Welt von heute schützt Unwissenheit nicht vor Strafe.

Die Überwachung der Lieferantenleistung ist zu wichtig, um sie dem Zufall zu überlassen. In diesem E-Book finden Sie eine detailliertere Analyse darüber, was eine Software zur Überwachung der Lieferantenleistung leisten kann, sowie einige Anregungen zu den Bereichen, die Ihre eigene Lieferanten-Scorecard umfassen könnte.

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